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Generatore automatico di contatti per Microsoft Outlook ® 2003, 2007, 2010
E' possibile avere l'elenco dei contatti (clienti & fornitori) in Outlook costantemente allineato ai dati anagrafici gestiti nella procedura EnviGest, senza dover fare nessuna operazione aggiuntiva (a parte una sincronizzazione iniziale eseguita con un semplice clic): ogni qualvolta si inserisce, modifica, cancella un cliente / fornitore, EnviGest provvede a sincronizzare il dato nella cartella Contatti in Outlook. La cartella contatti può essere centralizzata se presente Microsoft Exchange o simile, diversamente la cartella è locale al PC su cui si opera. In questo caso si ottiene una cartella contatti sul singolo pc completa ed indipendente.
Lo scopo della funzione è quello di uniformare la rubrica contatti ed evitare che le informazioni aziendali siano destrutturate su più archivi. In quest'ottica, se si dispone del modulo 'Contatti Office Outlook', indicare il segno di spunta per abilitare l'importazione di tutte le anagrafiche clienti e fornitori e di tutti i contatti significativi (con telefono e/o e-mail e non Obsoleti) presenti in tali anagrafiche.
Di seguito l'elenco dei campi gestiti per le anagrafiche clienti e fornitori:
– Codice, così costruito: CF~CODICE (C=cliente; F=fornitore)
– Titolo
– NickName
– Ragione Sociale
– CasellaPostale
– Indirizzo
– CAP
– Città
– Provincia
– Nazione
– Telefono1
– Telefono2
– Fax
– Email, Email uff.Cont, Email ordini, PEC (le Email disponibili in Office Outlook sono 3 per contatto, per cui se le email caricate in ENVIGEST sono 4, una di esse verrà riportata nelle note del contatto di Office Outlook)
– Sito Internet
– Telef. Cellulare
– Categoria
– Note.
Di seguito l'elenco dei campi gestiti per i contatti di ciascun cliente e fornitore:
– Codice, così costruito: CF~CODICE~PROGRESSIVO CONTATTI (C=cliente; F=fornitore)
– Nome
– Email
– Telefono
– Telefono Abit.
– Cellulare
– Fax
– Data Nascita
– Titolo
– Posizione
– Note.
Note operative:
1) La generazione dei contatti in Office Outlook è vincolata alla creazione preventiva della cartella dedicata a tale operatività.
Sarà cura dell'utente creare la seguente cartella di tipo contatto (pubblica o privata) in Office Outlook: ENVIGEST-
2) Se la cartella è pubblica, i contatti saranno visibili a tutti gli utenti abilitati dal momento in cui verrà cliccato il bottone [Allinea Outlook] presente in anagrafica clienti e fornitori.
Se la cartella è privata, i contatti saranno visibili su ogni singola postazione di lavoro dal momento in cui verrà cliccato il bottone [Allinea Outlook] presente in anagrafica clienti e fornitori.
3) Il contatto in Office Outlook verrà aggiornato ad ogni salvataggio dell'anagrafica cliente/fornitore oppure di un contatto.
4) Se l'anagrafica viene cancellata in ENVIGEST, in Office Outlook i contatti legati a quell'anagrafica verranno cancellati.
5) Se sono stati inseriti 5 contatti in anagrafica clienti o fornitori, in Office Outlook verranno generati 6 voci di contatto: 1 anagrafica clienti o fornitori + 5 contatti riferiti all'anagrafica.
