PEC - Posta Elettronica Certificata

La Posta Elettronica Certificata (detta anche posta certificata o PEC), è un sistema di comunicazione simile alla posta elettronica standard a cui si aggiungono delle caratteristiche di sicurezza e di certificazione della trasmissione, tali da rendere i messaggi opponibili a terzi.
La PEC permette quindi di dare, ad un messaggio di posta elettronica, lo stesso valore di una raccomandata con ricevuta di ritorno tradizionale, sostituendo, quest’ultima, nelle comunicazioni ufficiali.

Le caratteristiche della PEC sono state definite nel Decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005 n. 68, e nei collegati documenti tecnici:
• Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata.
• Circolare CNIPA del 24 novembre 2005 n.49
Il Codice dell’Amministrazione Digitale (Decreto Legislativo 7 marzo 2005 n° 82) in vigore dal 1 gennaio 2006, ribadisce ulteriormente il valore legale della Posta Elettronica Certificata come strumento di trasmissione telematica.

vai sopra ^

Utilizzo della PEC

Oltre a quanto precedentemente indicato, la PEC può essere utilizzata anche per l’inoltro di comunicazioni che attestino l’invio ma non richiedano la certificazione della consegna, come ad esempio:
• Invio di ordini, contratti, fatture
• Convocazioni di Consigli, Assemblee, Giunte
• Inoltro di circolari e direttive
• Gestione delle comunicazioni ufficiali all’interno di organizzazioni articolate o a “rete” (franchising, agenti, eccetera)
• Integrazione delle trasmissioni certificate in altri prodotti come ERP, paghe e stipendi, protocollo, gestori documentali, work-flow

vai sopra ^

Funzionamento e caratteristiche

Al momento dell’invio di una mail PEC, il gestore PEC del mittente si occuperà di inviare al mittente una ricevuta che costituirà valore legale dell’avvenuta (o mancata) trasmissione del messaggio con precisa indicazione temporale del momento in cui la mail PEC è stata inviata.
In egual modo il gestore del destinatario, dopo aver depositato il messaggio PEC nella casella del destinatario, fornirà al mittente una ricevuta di avvenuta consegna, con l’indicazione del momento temporale nel quale tale consegna è avvenuta. In caso di smarrimento di una delle ricevute presenti nel sistema PEC è possibile disporre, presso i gestori del servizio, di una traccia informatica avente lo stesso valore legale in termini di invio e ricezione, per un periodo di trenta mesi, secondo quanto previsto dalle normative sopra citate.
Dal punto di vista dell’utente, una casella di posta elettronica certificata non si differenzia da una casella di posta normale, cambia solo per quello che riguarda il meccanismo di comunicazione sul quale si basa la PEC e sulla presenza di alcune ricevute inviate dai gestori PEC mittente e destinatario.

vai sopra ^

Aspetti generali

La trasmissione viene considerata posta certificata solo se le caselle del mittente e del destinatario sono caselle di posta elettronica certificata.
Se una delle caselle coinvolte nella trasmissione non è una casella di PEC si viene a perdere il valore della trasmissione e il sistema potrà fornire solo una parte delle funzionalità di certificazione previste; in questo caso, per esempio, non viene fornita la ricevuta di avvenuta consegna. I gestori di posta certificata sono obbligati a mantenere traccia di tutti i principali
eventi che riguardano la trasmissione.
Queste registrazioni vengono mantenute per 30 mesi e possono essere utilizzate come prova da parte degli interessati. I gestori, inoltre, sono tenuti ad utilizzare sempre un riferimento orario allineato con gli istituti ufficiali che garantiscono l’ora esatta. Quindi le registrazioni e tutti gli elementi descritti in seguito (ricevute, buste, ...)
conterranno sempre l’ora esatta.

vai sopra ^

Accesso e identificazione

L’utilizzo dei servizi di posta certificata avviene esclusivamente utilizzando protocolli sicuri, in modo da evitare qualsiasi manomissione del messaggio da parte di terzi.
La maggior parte degli strumenti di posta più diffusi sono già in grado da tempo di gestire questi protocolli. L’identificazione può avvenite tramite user e password oppure tramite certificati digitali.
La PEC assicura che il mittente utilizzi come indirizzo (casella “from”) solo ed esclusivamente il proprio indirizzo, contrariamente a quanto avviene generalmente nei server di posta presenti in internet dove si può cambiare la casella mittente con estrema facilità.

vai sopra ^

Certificazione dell'invio

Quando si spedisce un regolare messaggio da una casella di posta certificata si riceve dal proprio provider di posta certificata una ricevuta di accettazione, firmata dal gestore stesso, che attesta il momento della spedizione ed i destinatari (distinguendo quelli normali da quelli dotati di PEC.); le informazioni sono disponibili sia in formato testo, leggibile, sia in formato xml, più facilmente elaborabile.

vai sopra ^

Integrità del messaggio

Il gestore di posta certificata del mittente crea un nuovo messaggio, detto “busta di trasporto”, che contiene il messaggio originale e i principali dati di spedizione; la busta viene firmata dal
provider, in modo che il provider del destinatario possa verificare la sua integrità (ovvero che non sia stato manomesso nella trasmissione).
A completa garanzia dell’integrità del messaggio mittente e destinatario sono obbligati ad utilizzare la casella di PEC solo tramite protocolli sicuri, come descritto in precedenza.

vai sopra ^

Certificazione della consegna

Un messaggio di posta certificata viene consegnato nella casella del destinatario inserito nella sua “busta di trasporto”.
Non appena effettuata la consegna il provider del destinatario invia al mittente la ricevuta di consegna.
Anche in questo caso si tratta di un messaggio email, firmato dal gestore stesso che attesta:
• la consegna
• data e ora di consegna
• contenuto consegnato
Va sottolineato l’ultimo punto: infatti la ricevuta di consegna contiene, in allegato, anche il messaggio vero e proprio (con tutti i suoi eventuali allegati).
Questo significa che la posta certificata fornisce al mittente una prova, firmata dal provider scelto dal destinatario, di tutto il contenuto che è stato recapitato (con data e ora di recapito).
Questa è una delle caratteristiche più significative che distingue la posta certificata dai normali mezzi per l’invio di documenti ufficiali in formato cartaceo.

vai sopra ^

Normativa

Di seguito sono riportati i principali riferimenti normativi sulla posta certificata:
Decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005 n. 68
Decreto 2 novembre 2005 - Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata
Allegato tecnico
Circolare CNIPA
Codice dell’Amministrazione Digitale (Decreto Legislativo 7 marzo 2005 n° 82)
Legge n. 2 del 28 Gennaio 2009 (Legge Anticrisi)

vai sopra ^